Konsistente Kontaktdaten: Name, Adresse, Telefon überall gleich

Auf der Website heißt der Betrieb 'Muster Sanitär GmbH', im Branchenbuch 'Muster Sanitaer', beim Kartendienst 'Muster Heizung & Sanitär'. Die Adresse steht einmal mit 'Str.', einmal mit 'Straße', und die Telefonnummer auf der Social-Media-Seite hat noch die alte Durchwahl. Jeder einzelne Eintrag ist irgendwie richtig — zusammen ergeben sie ein Bild, dem niemand ganz traut.

Konsistente Kontaktdaten sind keine Formsache. Sie entscheiden darüber, ob Kunden, Kartendienste und Suchsysteme drei Einträge als einen Betrieb erkennen — oder als drei verschiedene.

Warum Abweichungen schaden

Für Kunden

Wer auf der Website eine Nummer findet und im Branchenbuch eine andere, ruft im Zweifel keine von beiden an, sondern den Wettbewerber, bei dem alles zusammenpasst. Eine abweichende Adresse führt schlimmstenfalls zum falschen Hof. Und ein Firmenname in drei Varianten lässt offen, ob es sich um denselben Betrieb, eine Filiale oder einen Namensvetter handelt.

Für Kartendienste und Suchsysteme

Kartendienste und Suchmaschinen versuchen, Einträge aus verschiedenen Quellen demselben Betrieb zuzuordnen. Stimmen Name, Adresse und Telefonnummer überein, gelingt das in der Regel. Weichen sie ab, entstehen häufig Dubletten: zwei Kartenpins für einen Betrieb, jeder mit einem Teil der Bewertungen, keiner vollständig. Solche Dubletten wieder zusammenzuführen ist mühsam und dauert.

Für den Betrieb selbst

Wer nicht weiß, wo überall die alte Nummer steht, kann sie nicht ändern. Jeder Umzug, jede neue Durchwahl, jede Umfirmierung wird dann zu einer Suche nach Einträgen, an die sich niemand mehr erinnert.

Schreibweisen festlegen

Der erste Schritt ist eine Entscheidung, keine Technik. Legen Sie für jeden Bestandteil genau eine Form fest und halten Sie sie schriftlich fest.

• Firmenname. Mit oder ohne Rechtsform? 'GmbH' oder 'Gesellschaft mit beschränkter Haftung'? Mit '&' oder mit 'und'? Entscheiden Sie sich einmal — sinnvollerweise für die Fassung aus dem Handelsregister oder dem Impressum — und verwenden Sie sie überall.
• Adresse. 'Straße' ausgeschrieben oder 'Str.'? Hausnummer mit Zusatz als '12a', '12 a' oder '12/a'? Postleitzahl und Ort immer gleich. Orientieren Sie sich an der Variante, die der Kartendienst für Ihre Adresse verwendet; die ist meist die, die auch andere Systeme erkennen.
• Telefonnummer. Mit Ländervorwahl oder ohne? Mit Leerzeichen, Bindestrich oder Schrägstrich? Eine international lesbare Form wie '+49 89 1234567' funktioniert auf allen Kanälen, auf dem Handy auch als anklickbare Nummer.
• E-Mail und Web. Kleinschreibung, keine Tippfehler, und die Webadresse mit oder ohne 'www' — aber immer gleich.

Eine Quelle der Wahrheit im eigenen Betrieb

Konsistenz entsteht nicht dadurch, dass alle sich bemühen, sondern dadurch, dass es eine Stelle gibt, an der die gültige Fassung steht. Das kann eine Seite im Büroordner sein, ein Dokument im gemeinsamen Laufwerk oder eine Notiz im Kassensystem. Entscheidend sind drei Eigenschaften:

• Jeder im Betrieb weiß, wo sie liegt.
• Genau eine Person darf sie ändern.
• Zur Fassung gehört eine Liste der Orte, an denen die Daten stehen: eigene Website, Impressum, E-Mail-Signatur, Briefpapier, Visitenkarten, Fahrzeugbeschriftung, Kartendienste, Social-Media-Profile, Branchenbücher, Lieferantenportale, Rechnungsvorlagen.

Ändert sich eine Nummer, wird zuerst die Quelle aktualisiert, dann die Liste von oben nach unten abgearbeitet. Das Profil auf local-index.de pflegen Sie dabei selbst im Dashboard; andere Portale ebenso — es gibt keinen Automatismus, der das für Sie übernimmt. Die Liste sorgt nur dafür, dass nichts vergessen wird.

Kontaktdaten mit Bezeichnung

Konsistenz heißt nicht, dass es nur eine Nummer geben darf. Im Gegenteil: Viele Betriebe haben eine Zentrale, eine Werkstatt, einen Notdienst, eine Adresse für Bewerbungen. Wichtig ist, dass jede dieser Nummern eine Bezeichnung trägt und dass die Zuordnung überall dieselbe ist.

Im Profil auf local-index.de lassen sich mehrere Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Webadressen mit jeweils eigener Bezeichnung eintragen. Nutzen Sie das, und nutzen Sie dieselben Bezeichnungen auch auf Ihrer Website. Wer den 'Notdienst' im Branchenbuch findet, sollte unter demselben Wort auf der Website dieselbe Nummer erreichen — nicht unter 'Bereitschaft' eine andere.

Als Hauptnummer eignet sich die, die auch außerhalb der Kernzeiten sinnvoll erreichbar ist oder auf eine Ansage mit Weiterleitung läuft. Die Nummer des Kollegen, der nur dienstags im Büro sitzt, gehört mit Bezeichnung an zweite Stelle.

Fazit

Konsistente Kontaktdaten sind einmal eine Stunde Arbeit — und danach fünf Minuten bei jeder Änderung. So gehen Sie vor:

• Legen Sie die Form für Name, Adresse, Telefon, E-Mail und Web fest und schreiben Sie sie auf eine Seite.
• Führen Sie eine Liste aller Orte, an denen diese Daten stehen, und bestimmen Sie eine Person, die Liste und Daten pflegt.
• Gleichen Sie Website, Kartendienst, Social Media und Ihr Profil auf local-index.de gegen diese Seite ab und korrigieren Sie Abweichungen sofort.
• Geben Sie jeder zusätzlichen Nummer eine Bezeichnung und verwenden Sie diese auf allen Kanälen gleich.